Zgodnie z ustawą z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zobowiązany jest podmiot, na rzecz którego – według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku – wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Co prawda ustawa weszła w życie z dniem 25 września 2024 r., a więc w dniu 1 lipca 2024 r. nie wywoływała jeszcze skutków prawnych, jednak należy przyjąć, że ustawodawca za „dany rok” uznaje w tym przypadku rok 2024. Pierwszego przeliczenia należało/należy zatem dokonać w oparciu o stan na dzień 1 lipca 2024 r. Jeżeli w tej dacie pracę wykonywało 45 osób, a liczba ta zwiększyła się do 55 dopiero w październiku, obowiązek ustanowienia procedury zaistnieje dopiero z dniem 1 stycznia 2025 r. (oczywiście pod warunkiem, że liczba osób wykonujących pracę nie spadnie poniżej 50).
Warto przy tym podkreślić, że pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim, wychowawczym itp. faktycznie nie wykonują pracy. Kierując się zatem dosłownym brzmieniem przepisu, należałoby ich pominąć przy ustalaniu liczby osób wykonujących pracę zarobkową. Tym niemniej, w sytuacjach granicznych, zważywszy na sankcję przewidzianą za zaniechanie ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych, zasadne wydaje się jej wprowadzenie, celem uniknięcia ryzyka poniesienia konsekwencji prawnych.
Pracowników wlicza się do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową w przeliczeniu na pełne etaty. W konsekwencji, jeśli w zakładzie pracy zatrudnionych jest 30 pracowników w wymiarze pełnego etatu oraz 20 pracowników, których wymiar czasu pracy wynosi ½ etatu, ustawowy próg nie został osiągnięty, bowiem liczba etatów to 40 (30 * 1/1 etatu + 20 * ½ etatu).
Jak wynika wprost z ustawowej definicji pojęcia sygnalisty, może nim zostać między innymi pracownik tymczasowy, co rodzi pytanie, czy przy dokonywaniu opisywanych obliczeń powinien on zostać zaliczony do osób zatrudnianych przez agencję pracy tymczasowej, czy zatrudnianych przez pracodawcę użytkownika. W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, pracownicy tymczasowi są zatrudniani na podstawie umowy o pracę na czas określony przez agencję pracy tymczasowej. Równocześnie jednak można przyjąć, że wykonują pracę na rzecz podmiotu prawnego, jakim jest pracodawca użytkownik, który wyznacza im zadania i kontroluje ich wykonanie. Zasadne wydaje się zatem uwzględnianie pracowników tymczasowych zarówno przez pracodawcę użytkownika, jak i agencję.
Trzeba zaznaczyć, że do przewidzianej w ustawie liczby 50 osób wlicza się nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, lecz także osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na umowie o dzieło, umowie o świadczenie usług lub na kontrakcie, na podstawie którego lekarz udziela świadczeń zdrowotnych w szpitalu), jednak tylko wtedy, gdy nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Przykładowo, jeżeli dany podmiot jest stale zaopatrywany w artykuły papiernicze przez dostawcę, który realizuje zlecenia za pośrednictwem pracowników, przedsiębiorca taki nie podlega uwzględnieniu przy ustalaniu, czy spełniona została przesłanka obligująca do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Przepisów ustawy o ochronie sygnalistów nie stosuje do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców. Nie zachodzi wówczas konieczność wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w urzędzie gminy lub starostwie powiatowym, nawet jeżeli pracuje w nich 50 lub więcej osób. Niezależnie od tego, jednostki samorządu terytorialnego jako organy publiczne są zobowiązane przyjąć procedurę zgłoszeń zewnętrznych.
Warto przypomnieć, że sam fakt niespełnienia warunku odnoszącego się do liczby osób wykonujących pracę nie wystarcza, by stwierdzić, że na danym podmiocie nie ciąży obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Próg 50 osób nie ma bowiem zastosowania do podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych UE wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Tytułem przykładu, do ustanowienia procedury zobligowani są przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości odpowiadającej co najmniej równowartości 10 000 euro, przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową, lombardową czy działalność w zakresie gier losowych, gier w karty i na automatach, a także operatorzy pocztowi i instytucje pożyczkowe – niezależnie od liczby pracowników czy osób świadczących pracę na innej podstawie.
Zaakcentowania wymaga okoliczność, iż za nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych przez zobowiązany do tego podmiot ustawodawca nie przewiduje odpowiedzialności administracyjnej czy pieniężnej – jak ma to miejsce np. przy naruszeniu przepisów RODO. Jest to bowiem wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5 000 zł. Jeżeli nie jesteś pewien, czy na Tobie również spoczywa obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń, warto zasięgnąć zatem porady u profesjonalisty. Zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią!
