Od 25 września 2024 roku, w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników lub osób wykonujących pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy są zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Do progu 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Weryfikacja liczby osób wykonujących pracę zarobkową powinna następować dwukrotnie w ciągu roku kalendarzowego – według stanu na dzień 1 stycznia i na dzień 1 lipca.
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych pracodawca jest zobowiązany wdrożyć po skonsultowaniu jej projektu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli w zakładzie pracy nie działają organizacje związkowe, konsultacja powinna zostać przeprowadzona z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu. Co istotne, nie jest konieczne uzyskanie zgody organizacji lub przedstawicieli, zatem wyrażenie sprzeciwu lub brak zajęcia stanowiska w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni, nie dłuższym niż 10 dni) uprawnia pracodawcę do wprowadzenia projektowanej procedury. Warto przy tym pamiętać, że tożsamy tryb znajdować będzie zastosowanie przy zamiarze dokonania każdorazowej zmiany procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Zgodnie z art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów, w przypadku nieustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienia jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych podlega karze grzywny.
Należy zatem rozważyć, jaki podmiot w placówce medycznej jest odpowiedzialny za wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
W przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą, osobą odpowiedzialną za wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest kierownik podmiotu leczniczego, gdyż zgodnie z art. 46 ustawy o działalności leczniczej ponosi on odpowiedzialność za zarządzanie podmiotem leczniczym.
W przypadku podmiotów leczniczych będących przedsiębiorcami sytuacja jest bardziej złożona. Co do zasady, w przypadku placówek medycznych, w których został ustanowiony zarząd, wszyscy członkowie tego organu są zobowiązani do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, chyba że wewnętrzne regulacje placówki określiły jednego członka zarządu, który jest odpowiedzialny za obszar zgodności z prawem działalności placówki.
W spółkach osobowych prawa handlowego osobami odpowiedzialnymi za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych będą osoby, które na podstawie przepisów prawnych są uprawnione i zobowiązane do prowadzenia spraw spółki, przykładowo wspólnicy lub partnerzy. Podobnie jak w przypadku zarządu, akty wewnętrzne spółki mogą określać odpowiedzialność jednego ze wspólników za prowadzenie spraw spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.
Ponadto, placówki medyczne mogą wyznaczyć pracowników lub osoby z kadry menadżerskie, które będą odpowiedzialne za zarządzanie placówką. W zależności od zakresu obowiązków, z którymi wiąże się praca na danym stanowisku lub zakresu obowiązków menadżera wskazanych w umowie cywilnoprawnej, należy poddać pod rozwagę odpowiedzialność tych osób za nieustanowienie procedury wewnętrznych zgłoszeń.
W przypadku pracodawców wykonujących działalność gospodarczą w formie indywidualnej praktyki lekarskiej, osobą odpowiedzialną za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzący ją lekarz.
Oprócz wspomnianej wyżej odpowiedzialności finansowej za brak ustanowienia procedury lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów, ustawodawca przewidział także odpowiedzialność karną. Wdrożenie procedury nakładającej na sygnalistę dodatkowe i uciążliwe obowiązki związane z dokonaniem zgłoszenia lub jego utrudnianiem stanowi bowiem przestępstwo wskazane w art. 54 ustawy, zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Z uwagi na konieczność określenia trybu zgłaszania, przyjmowania oraz obsługi zgłoszeń wewnętrznych, z zagwarantowaniem przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w ramach przyjmowania zgłoszenia i dalszego działania ze zgłoszeniem wewnętrznym (obowiązek przeprowadzenia analizy ryzyka dla procesu oraz oceny skutków dla ochrony danych – DPIA), a także ustalenia kanałów zgłoszeń zapewniających sygnaliście anonimowość, opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych warto skonsultować z prawnikiem, który dokona jej weryfikacji pod kątem zgodności z przepisami. Udzieli również profesjonalnej pomocy w zakresie szkolenia osób zatrudnianych w podmiocie leczniczym, aby wdrożone mechanizmy zgłaszania naruszeń prawa rzeczywiście służyły wykrywaniu występujących nieprawidłowości i pozwoliły na ich usunięcie, przy równoczesnym zapewnieniu sygnalistom ochrony.
